Exposition d’affiches – FAQ


IMPORTANT:

Les auteurs présentateurs  des résumés acceptés doivent confirmer leur participation à la SCN d'ici le 25 mars 2024. Les auteurs qui ne répondent pas seront exclus du programme des résumés. La participation à l'exposition d'affiches sur place est obligatoire. La participation à l'exposition d'affiches virtuelle est facultative, mais encouragée.

Les auteurs présentateurs des résumés acceptés doivent s'inscrire pour participer à la conférence annuelle complète de la SCN (les 3 et 4 mai) d'ici le 15 avril 2024. Les auteurs qui ne s'inscrivent pas à cette date seront exclus du programme des résumés, y compris la publication dans la revue de l'APNM. Les auteurs sont encouragés à s'inscrire d'ici le 25 mars 2024, pour bénéficier des tarifs préférentiels.


Exigences pour les affiches physiques (participation obligatoire)

Une affiche imprimée est obligatoire. Les auteurs ont la responsabilité de préparer et d’apporter leur(s) affiche(s) imprimée(s) à afficher sur les tableaux d’affichage sur les lieux du Congrès. 

Les présentateurs d'affiches sont encouragés à surveiller leurs affiches pour le trafic des délégués pendant toutes les périodes de visualisation. Les périodes de visionnage seront précisées dans les semaines à venir.

Dimensions de l’affiche : La taille de l'affiche ne doit pas dépasser 3,5 pieds (42 pouces) x 3,5 pieds (42 pouces).  Elle peut être plus petite, mais pas plus grande. Les affiches dépassant ces limites ne seront pas exposées. Chaque tableau d’affichage pourra accueillir jusqu’à 4 affiches. 

Mise en place : La période d'installation aura lieu le 2 mai 2024. Les heures de montage seront précisées dans les semaines à venir.Toutes les affiches doivent être en place avant 7h00 le ven. 3 mai.  Le démontage des affiches aura lieu le sam. 4 mai.  Les heures de démontage seront précisées dans les semaines à venir.


Exigences pour les affiches virtuelle (participation optionnel)

Les auteurs des résumés acceptés sont encouragés à participer à l'exposition virtuelle d'affiches. Bien que l'exposition virtuelle des affiches soit facultative, elle offre la possibilité d'une visualisation prolongée de votre résumé puisqu'elle sera lancée au moins une semaine avant la conférence annuelle et restera disponible pour visualisation pendant environ deux semaines après la conférence. L'exposition virtuelle d'affiches sera présentée aux délégués de la conférence à plusieurs reprises avant, pendant et après la conférence.

Les auteurs présentateurs sont invités à télécharger un fichier .pdf de leur affiche avec un résumé de 50 mots qui fournit une introduction/description de l'affiche. La date limite pour télécharger l'affiche est le 22 avril 2024. L'exposition virtuelle d'affiches sera en ligne le 25 avril 2024 et se terminera le 17 mai 2024.

Les auteurs peuvent également fournir le code permettant d'intégrer une courte présentation vidéo Vimeo ou YouTube (3 minutes maximum) du contenu d'affiche dans le portail des affiches. 

 

1. Les auteurs doivent-ils obligatoirement participer à l'exposition d'affiches sur place et à l'exposition virtuelle ?
 
Les auteurs des résumés acceptés doivent participer en personne à l'exposition d'affiches de la conférence. La participation à l'exposition virtuelle d'affiches est facultative mais encouragée. L'exposition virtuelle d'affiches est facultative et offre la possibilité d'une visualisation prolongée de votre résumé, puisqu'elle sera lancée au moins une semaine avant la conférence annuelle et restera disponible pour visualisation pendant environ deux semaines après la conférence. L'exposition virtuelle d'affiches sera présentée aux délégués de la conférence à plusieurs reprises avant, pendant et après la conférence.
 
 
2. En tant qu'auteur présentateur, comment puis-je indiquer mon intérêt à participer ou décliner l'opportunité de participer à l'exposition d’affiches?

Une notification par e-mail sera envoyée à tous les auteurs présentant des résumés acceptés d'ici le 12 mars 2024 (20 mars 2024 pour les résumés en retard/encore) indiquant que le résumé a été accepté dans le programme. Cet e-mail sera envoyé par l'expéditeur <CNS-SCN Conference 2024> (webmaster@cns-scn.ca) et aura pour objet <CNS-SCN Conference 2024 Participation Request>. Cet e-mail contiendra des instructions sur la manière dont vous pouvez accepter ou décliner l'opportunité.

Les auteurs doivent fournir une réponse d'ici le 25 mars. Ceux qui ne répondent pas seront retirés du programme des résumés.

 

3. Je n'ai pas reçu le courriel de notification le 12 mars (le 20 mars pour des résumés de dernière heure) ?

Veuillez vérifier votre dossier de courrier indésirable/spam/promotions.  Les notifications sont envoyées à l'adresse électronique utilisée pour la soumission du résumé, qui est l'adresse électronique associée au profil de membre de la SCN de l'auteur de la présentation.  Si vous ne trouvez pas le courriel, contactez abstracts@cns-scn.ca

 

4. Que se passe-t-il si je décline l'opportunité de participer à l'exposition d'affiches?

Si vous refusez cette opportunité ou si vous n'en informez pas la SCN avant le 25 mars 2024, nous vous retirerons de toutes les communications d'exposition d’affiches et du programme des résumés. Les frais de présentation de votre résumé ne seront pas remboursés.

 

5.  Quelle est la date limite pour télécharger des affiches et du matériel pour l'Expo virtuelle ?

Les auteurs présentateurs intéressés à inclure leur résumé dans l'Expo virtuelle des affiches doivent le télécharger sur le portail des résumés d'ici le 22 avril 2024, à 23 h 59 HE. Un lien personnalisé vers le portail des résumés de chaque auteur sera intégré dans l'invitation à participer qui sera envoyée au plus tard le 12 mars 2024 (20 mars 2024 pour les dernières heures).

Veuillez mettre en signet le lien du portail des résumés afin de pouvoir y revenir facilement. Les auteurs peuvent retourner à leur portail unique de résumé plusieurs fois après leur RSVP pour télécharger/modifier les documents.  Les éléments suivants doivent être inclus dans le portail des résumés :

* Des vidéos peuvent être ajoutées au portail de l'auteur en fournissant le code d'intégration d'une présentation vidéo YouTube ou Vimeo (3 minutes maximum).
 

6. Dois-je m'inscrire à la conférence avant la date limite du 25 mars ?

Les auteurs sont encouragés à s'inscrire avant le 25 mars 2024 pour bénéficier des tarifs préinscriptions. La date limite d'inscription est le 15 avril 2024, à 23h59 ET. Les auteurs de résumés doivent s'inscrire pour participer à l'ensemble de la conférence (deux jours). Ceux qui ne s'inscrivent pas avant cette date seront retirés du programme des résumés.


7. Combien de temps l’exposition d'affiches virtuelle et sur site seront-elles disponibles pour le visionnement d’affiches ?

L’Exposition d’affiches virtuelles sera lancée le 25 avril 20234 , et sera en ligne jusqu’au 17 mai 2024.

L'exposition d'affiches sur place sera ouverte du vendredi 3 mai en début de matinée au samedi 4 mai 2024 en fin d'après-midi. La période d'installation aura lieu le 2 mai 2024.  Les heures d'installation et l'emplacement des affiches seront précisés à l'approche de l'événement.

Les résumés retenus seront également publiés dans la revue APNM* au printemps 2024. Authors who do not register for the CNS Annual Conference will be removed from APNMLe lien vers les résumés publiés dans APNM demeurera sur le site web de la SCN après la fin de l’exposition d’affiches virtuelle. Ces résumés pourront être consultés par les membres de la SCN au https://cns-scn.ca/resources/conference-presentations-and-abstracts

*Remarque : Les résumés de dernière heure ne seront pas publiés dans la revue APNM. 
 

8. Y a-t-il des frais pour participer à l’exposition d’affiches, virtuelle et physique?

Les frais non remboursables de 50,00 $ CDN +taxe qui ont été facturés au moment de la soumission du résumé couvrent les frais de publication dans la revue APNM, le coût de développement du portail d’exposition virtuelle et les tableaux d’affichage des affiches physiques. Tous les auteurs acceptés doivent s'inscrire pour participer à l'intégralité de la conférence annuelle de la SCN avant le 15 avril 2024, 23h59 ET. Ceux qui ne s'inscrivent pas à cette date seront retirés du programme de résumés.  Les auteurs sont encouragés à s'inscrire avant le 25 mars 2024 pour bénéficier des tarifs préinscriptions.


9. Si je refuse la possibilité de participer à l'exposition d'affiches sur place, mon résumé sera-t-il toujours publié dans la revue APNM?

Non, votre résumé ne sera pas publié dans APNM si vous ne participez pas à l'exposition d'affiches sur place.

 
10. Quelles sont les exigences à respecter pour l'affiche destinée à l’exposition virtuelle?

 

11. Comment puis-je vous fournir une vidéo ?

Dans le portail des résumés de chaque auteur, il y aura une section pour entrer le code d'intégration de votre vidéo (YouTube/Vimeo) - maximum 3 minutes. La vidéo est l'occasion d'expliquer le contexte, les méthodes et les résultats de votre affiche. Veuillez vous assurez que les commentaires soient activés dans les paramètres de votre vidéo, ainsi que la possibilité de télécharger et d'intégrer les vidéos.


12. Les visiteurs pourront-ils télécharger mon affiche?

Oui. Les affiches peuvent être téléchargées sur les ordinateurs des visiteurs pour leur permettre de les afficher dans la fenêtre de leur navigateur. Le public aura également la possibilité d’effectuer des captures d'écran des affiches lors de la visualisation de celles-ci. Nous encourageons chaque auteur à inclure une déclaration de copyright sur leur affiche avant de le télécharger.

Exemple de texte de droit d'auteur:

Date de publication : mai 2023. © 2023. Tous droits réservés. Les droits d’auteur reviennent à l’auteur. Aucune partie de ce résumé/cette affiche ne peut être reproduite sans l’autorisation écrite de l’auteur.

 

13. Est-il possible de configurer une affiche pour en empêcher la copie, la modification et l'impression?

Si les auteurs préfèrent inclure une affiche pour la visualisation uniquement, ces paramètres .pdf peuvent être configurés par l'auteur avant de télécharger l'affiche.

STEP 1 - Download the Adobe Reader DC (free) software: https://adobe.ly/3ebcSyP  

STEP 2 - Follow instructions for Restrict printing, editing, and copying as found here: https://helpx.adobe.com/ca/acrobat/using/securing-pdfs-passwords.html

1. Open the PDF, and do one of the following:

a) Choose Tools > Protect > More Options > Encrypt with Password
 - OR - 
b) Choose File > Protect Using Password, and then choose Advanced Password Protection from More Options.

2. Select “Restrict Editing and Printing of the Document”

3. Type your password in the corresponding field.

4. Select “None” from the Printing Allowed menu

5. Select “None” from the Changes Allowed menu

6. Enable Text Access For Screen Reader Devices For The Visually Impaired

Pour plus de détails sur le cryptage, veuillez consulter https://helpx.adobe.com/ca/acrobat/using/securing-pdfs-passwords.html

Notez que ces étapes n'empêcheront pas les captures d'écran d'être possibles.

Vous avez une question / besoin d'aide?  Écrivez à abstracts@cns-scn.ca pour obtenir de l'aide. 

 

14.  Les visiteurs de l'exposition d'affiches pourront-ils poser des questions ou entamer une discussion avec les auteurs en dehors des heures prévues à cet effet ? 

Le "Poster Rendezvous" est une opportunité pour les auteurs des posters et les délégués de la conférence de se connecter les uns aux autres afin d'organiser une rencontre individuelle pour discuter d'un poster ou d'une recherche en particulier. Voir le point 21 ci-dessous.


15. Les concours de présentation orale auront-ils lieu pendant le Congrès annuel ?

Le concours oral aura lieu les matins du vendredi 3 mai et du samedi 4 mai. VOIR LE PROGRAMME. Les finalistes sélectionnés seront informés de la date et de l'heure de leur présentation orale.  Les trois meilleurs lauréats du concours oral seront annoncés lors du Cérémonie de remise des prix de la SCN qui aura lieu le samedi 4 mai de 18h30 à 21h30.

Les finalistes des concours oraux sont encouragés à télécharger une affiche et une description de 50 mots sur le site virtuel de l'exposition d'affiches avant le 22 avril 2024, où elles figureront en haut de la page web de l'exposition. Les finalistes des concours oraux peuvent également, s'ils le souhaitent, présenter une affiche imprimée lors de l'exposition d'affiches sur place. Les affiches des finalistes du concours seront présentées à l'exposition. 


16. Le concours de présentation par affiches aura-t-il lieu pendant le Congrès annuel?

Les présentations du concours d'affiches auront lieu avec un panel de juges pendant l'une des heures de consultation des affiches. Les finalistes sélectionnés seront informés de la date et de l'heure de leur présentation d'affiche. Les trois meilleurs lauréats du concours d'affiches seront annoncés lors du Cérémonie de remise des prix de la SCN qui aura lieu le samedi 4 mai de 18h30 à 21h30.

 
17. Comment sont déterminés les finalistes du concours oral et du concours d'affiches ?

Chaque résumé soumis sera évalué en insu par au moins deux examinateurs membres du comité des prix/sous-comité d’examen, en utilisant des critères préétablis. Pour des informations détaillées sur le processus de concours de résumés, veuillez CLIQUER ICI (en anglais seulement).

 

18. Comment les résumés sont-ils choisis pour les présentations orales lors des séances simultanées ?

Les présidents de séance de toutes les sséances simultanées recevront une liste de tous les résumés qui ont été soumis et acceptés pour être considérés pour une présentation orale. Les présidents de séance sont encouragés à sélectionner un résumé portant sur un sujet pertinent et à inviter l'auteur à présenter leur recherche lors de la session simultanée (jusqu'à 15 minutes). Les auteurs de résumés qui sont des stagiaires, des boursiers postdoctoraux ou des chercheurs en début de carrière auront cette opportunité si leur résumé est choisi.

 

19. Le concours d'infographie « Nutrigraphie » aura-t-il lieu pendant le Congrès annuel?

Les finalistes du concours d'infographie "Nutrigraphique" verront leurs infographies exposées sur place, comme les finalistes du concours d'affiches. Les trois premiers lauréats du concours Nutrigraphic seront annoncés lors du Cérémonie de remise des prix de la SCN qui aura lieu le samedi 4 mai de 18h30 à 21h30.


20. À quel moment les trois lauréats de chaque concours (présentation orale, présentation par affiches et « Nutrigraphie ») seront-ils annoncés?

Les lauréats des première, deuxième et troisième places pour les concours de présentations orales, de posters et d'infographies "nutrigraphiques" seront annoncés lors du Cérémonie de remise des prix de la SCN qui aura lieu le samedi 4 mai de 18h30 à 21h30.

Les finalistes seront présentés par le biais de divers canaux de communication de la SCN, ainsi que lors de le congrès annuel de la SCN 2024. Les lauréats se verront remettre leur prix lors du Cérémonie de remise des prix de la SCN.

 

21. Qu'est-ce que le "Poster Rendevous" et comment puis-je y participer?

Le "Poster Rendezvous" est une opportunité pour les auteurs des posters et les délégués de la conférence de se connecter les uns aux autres afin d'organiser une rencontre individuelle pour discuter d'un poster ou d'une recherche en particulier. Le concept du "Poster Rendezvous" a été créé pour augmenter l'engagement des posters pendant la Conférence Annuelle de la SCN au-delà des heures de visionnage prévues dans le programme.  Nous encourageons tous les délégués à prendre le temps de visiter l'Expo à l'avance afin de faciliter le processus de rendez-vous des posters pendant la conférence annuelle de la SCN.
 
Au cours du processus d'inscription à la conférence, les délégués, y compris les présentateurs de posters, seront invités à indiquer s'ils souhaitent figurer sur une liste de participants au rendez-vous des posters. La participation est facultative - seuls les délégués qui ont accepté de participer seront inscrits sur la liste des participants au Rendez-vous de l'affiche sur le site web de la conférence, protégé par un mot de passe.  L'heure de la réunion qui convient à la fois à l'auteur de l'affiche et au délégué sera fixée directement par les parties intéressées, et non par la SCN.

Les présentateurs de posters peuvent organiser un nombre illimité de réunions 1:1 avec les délégués participants.


22. Avec qui puis-je communiquer pour obtenir plus de renseignements?

Veuillez envoyer vos questions supplémentaires à  abstracts@cns-scn.ca et un membre du personnel de la SCN vous répondra dans les 24 heures (du lundi au vendredi).